在職中の転職活動が限界な事務職へ。2年転職活動した私のGoogleカレンダー管理術

「在職中の転職活動、タスクが多すぎてスケジュールが完全に崩壊している……」

働きながら次の職場を探しようとしたとき、誰もが一度は直面する「両立の限界」。

日々の残業や突発的な雑務をこなし、夕方に重くなる腰を堪えながら、帰りの電車でスマホを開いて企業からのメールをチェックする。A社は1次面接の日程調整中、B社は書類選考の結果待ち、C社は提出書類の準備中……。気づけばカレンダーとメールボックス、転職サイトのマイページを行ったり来たりして、それだけで脳のキャパシティは限界を迎えてしまいます。

何を隠そう、私は通算2年間という長期にわたる転職活動を在職中に経験した転職組です。

一時期は、大手エージェントで10社連続1次落ちを経験したり、運よく2次面接に受かり、自力の準備で挑んだ大手印刷会社の2次面接で丸腰のまま落とされたりと迷走を極め、スケジュール管理もストレスも完全にキャパオーバーになっていました。

一時期お休み期間も設けたりしました。

しかし、そこで心が折れなかったのは、日々の事務職の業務で培った「仕組み化・効率化」の知恵を、転職活動のタスク管理に全集中させたからです。ツールを駆使して「仕組み化」してからは、仕事と転職活動の両立にかかる脳の疲労度が10分の1になりました。

今回は、2年間転職活動に取り組んだした私が実際に使っていた「働きながらでも破綻しない、転職活動のスケジュール管理・効率化ノウハウ」を限界までギブします！

Contents

なぜ在職中の転職活動は「スケジュール」から崩壊していくのか？
【ガチの実用ノウハウ】転職活動をサバイブする「Googleカレンダー一元管理術」
ツール以上に脳を軽くした、パソナのアドバイザーによる「不安のカット」
まとめ：自分の時間は有限。頼れる仕組みはプロに任せよう

なぜ在職中の転職活動は「スケジュール」から崩壊していくのか？

真面目な事務職の方ほど、すべてのタスクを「自分の記憶力と根性」で処理しようとして自滅してしまいます。在職中の転職活動が過酷なのは、単純に時間が足りないからではありません。「考えるコスト（意思決定や不安に悩む回数）」が多すぎるからです。

「A社の面接可能日、現職の定例会議と被ってないかな？」とスケジュールを見直す
「B社の職務経歴書、どこまで修正したっけ？」とフォルダを探す
「一口に事務職と言っても色々あるのに、私の職歴でこの応募職種（営業事務など）のギャップは埋まるのかな？」と夜な夜な悩む

こうした小さな「確認作業」や「答えのない不安」が、現職で疲れた脳をさらにジワジワと削っていきます。転職活動を仕事と両立させるための鉄則は、「次、自分が何をすべきか」「何に集中すべきか」を迷わない状態をあらかじめ作っておくこと、つまり管理の仕組み化です。

【ガチの実用ノウハウ】転職活動をサバイブする「Googleカレンダー一元管理術」

私が2年間の長期戦でブラッシュアップし続けた、スケジュール管理の最適解は「Googleカレンダー」への情報集約でした。

複数の転職サイトやエージェントを使っていると、面接日程の調整ミスが命取りになります。私はプライベート用のGoogleカレンダーに、現職の予定（「残業になりそうな日」「定例会議」など）もダミーの名称ですべて入れておき、転職活動の予定（面接や対策時間）を別の「目立つ色」にして完全同期させていました。

スケジュールを一覧化しておくことで、企業から「面接の候補日を3つ出してください」と言われたときに、カレンダーを1秒見るだけで確実に調整可能な枠を返信できるようになります。これで「日程調整のためにメールを何往復もさせる時間」を完全にゼロにしました。

ツール以上に脳を軽くした、パソナのアドバイザーによる「不安のカット」

カレンダーを使った仕組み化は素晴らしいですが、2年間の活動を経て、最後に気づいた真実があります。それは、「自分で抱え込んで悩む時間ほど、最大のコスト無駄遣いはない」ということです。

実は当時、私はある『強烈なトラウマ』のせいで、次の面接の予定が入るたびに恐怖で頭が爆発しそうになっていました。それが、【学歴と現職のギャップ】への恐怖です。

パソナに出会う前、私はエージェントから紹介された大手印刷会社の営業事務の2次面接に、手厚い対策もないまま丸腰で挑んだことがありました。そこで面接官として出てきたのは、地元を離れた地で見つけた、まさかの私の出身高校の「OB」だったのです。

「同郷の先輩だ！」と一瞬だけホッとしたのも束の間、そのOBの口から飛び出してきたのは、あまりにもグサリと刺さる直球の質問でした。

「なんでこの学歴なのに、今の会社で一般事務なんかやってるの？」

おそらく先輩として、私のポテンシャルを惜しんでの純粋な疑問だったのだと思います。しかし、当時の私は「現在の職場で関数を組んで効率化してきた自分の価値」を正当なビジネスの言葉で説明することができず、うまく答えられないまま、手応えなくあっけなく落とされてしまいました。

これが強烈なトラウマになり、「また次の面接でも同じことを突っ込まれたらどうしよう……」と、夜な夜な一人で言い訳を考えてはフリーズする悪循環に陥っていたのです。

そんな私のトラウマを、一瞬で終わらせてくれたのが、のちに出会ったパソナキャリアのアドバイザーでした。

泣きそうな気持ちで「○○会社の2次面接で、高校のOBにこう突っ込まれて落とされたんです。私の経歴ってやっぱりおかしいですか？」と打ち明けた私に、パソナのアドバイザーはあっさりとこう言いました。

「あ、そんな風に突っ込んでくる面接官は全体で見ればほとんどいないので、ぜんぜん気にしなくて大丈夫ですよ！」

さらにこう続けてくれたのです。
「あなたの学歴がどうこうではなく、あなたが現在の職場でやってきたExcelの仕組み化は、立派な『業務改善スキル』です。突っ込まれた過去の言い訳を考える時間は終わりにして、その素晴らしい強みをどう伝えるか、ということだけに集中しましょう！」

拍子抜けするほどストレートなプロの一言でした。でも、その言葉のおかげで、私が一人で抱え込んでいた「答えのない不安」が文字通り一瞬でゼロになったのです。自分が集中すべき強みのアピールだけに脳のキャパを100%注ぎ込めるようになり、あんなに苦戦していた面接の壁が、嘘のようにするするとおもしろいほど通るようになりました。