【打倒・残業】事務プロが教える、ChatGPTをExcel・メールの『下書き係』にする最短ルート
「AIに指示を出してみたけれど、返ってきたExcelの関数がエラーになって動かなかった」 「間違った情報を平気で返してきた。これなら自分で調べた方が早いかも……」
プロンプトの「型」を使ってAIに指示を出してみた方の中に、そんな経験をした人はいませんか？
「AIって平気で嘘をつくから信用できない」と、使うのをやめてしまうのは本当にもったいないです！
実は、事務のプロはAIを「完璧な優等生」だとは思っていません。最初から「たまに間違える前提」で使っています。
この記事では、AIの嘘（ハルシネーション）に振り回されず、AIをあなたの優秀な「下書き係」として120%使い倒すためのマインドセットと、エラーが出たときの具体的な対処法をお伝えします。
残業をゼロにしてサクッと帰るための、最短ルートを一緒に進みましょう！
そもそも：AIは「優秀だけど、ちょっとドジな下書き係」
AIの言うことが本当に正しいのか不安になる方に、まず知ってほしい事実があります。それは、「AIは100点満点の完成品を作るツールではない」ということです。
AIの正しいポジションは、あなたの隣にいる「仕事はめちゃくちゃ早いけれど、たまに確認漏れをする新人の下書き係」です。
- 人間がゼロからやると⇒資料作成に1時間かかる（疲れる）
- AIに頼むと⇒わずか5秒で「80点のクオリティの下書き」を作ってくれる
AIが作った80点の下書きを、あなたが最後に「うん、ここは合ってるね」「ここはちょっと修正しよう」とチェックして100点に仕上げる。
「最終チェックは自分がやる」という前提を持つだけで、「間違っていたらどうしよう」という不安は消え去り、AIを時短ツールとして扱えるようになります。
エラーが出たときの「上手なダメ出し」2つのコツ
そうはいっても、AIが作ったExcelの関数を入れてみて「#VALUE!」や「#N/A」などのエラーコードが出ると、ガッカリしますよね。
そんなとき、自分で原因を探す必要は一切ありません。エラーの解決も、そのままAIに丸投げしてしまいましょう！
AIへの上手なダメ出しにはコツがあります。
コツ①：出たエラーコードを「そのまま伝える」
AIに修正を頼むときは、ただ「動かない」と言うのではなく、Excelに表示されたエラーコードをそのまま教えてあげてください。
❌ 惜しいダメ出し： 「さっきの関数、エラーが出て動きません。直して」
⭕ 伝わるダメ出し： 「さっきの関数を入力したら、『#N/A』というエラーが出ました。どこが原因か確認して、修正した関数を教えてください」
これだけで、AIは「あ、参照先のデータが見つからなかったんだな」と瞬時に原因を特定し、正しい数式を組み直してくれます。
コツ②：実際の画面で起きていることを「言葉で実況する」
「エラーコードは出ていないけれど、求めていた結果と違う」という場合は、今起きている状態をそのままAIに伝えればOKです。
⭕ 伝わるダメ出し： 「エラーは出ないのですが、結果がすべて『0』になってしまいます。 本来は金額が表示されるはずなのですが、何が原因でしょうか？」
AIは自分が作った数式のどこが間違っていたかを検証し、「失礼いたしました！〇〇の指定が漏れておりました」と、即座に次の下書きを出してくれます。
習得すれば二度手間どころか、圧倒的な時短になる
「間違っているかもしれないものをチェックするなんて、二度手間じゃない？」と思うかもしれません。過去の私もそう思っていました。
でもある日、複雑な集計用の関数を組む必要があったとき、思い切ってAIに「下書き」を作らせてみたんです。案の定、1回目はエラーで動きませんでした。
そこで、出たエラー文をそのままAIの画面に貼り付けて、「このエラーが出たよ」とだけ返しました。するとAIはすぐに「申し訳ありません。〇行目の記述を修正しました」と新しいコードを出してきたのです。
それを貼り付けると、今度はしっかりに動きました！
自分でネットを検索し、専門書をめくり、エラーの原因を夜遅くまで探していたら、確実に2時間はかかっていた作業です。それが、AIにダメ出しを2回繰り返しただけで、わずか3分で終わってしまいました。
「間違えるから使わない」のではなく、「間違えてもいいから、何回もダメ出しして最速でゴールに辿り着く」。これこそが、残業をなくす事務プロの壁の越え方です。
※もちろん上手くいかないこともありますし、私も習得までに時間を要しました。
まとめ：いずれ最終チェックだけでよくなる
AIの言うことは、時に間違っています。でも、それでいいんです。
ゼロから文章を作ったり、関数を組み立てたりする一番エネルギーを使う「めんどくさい部分」は、すべてAI（下書き係）にやらせましょう。あなたの仕事は、できあがったものに「よし、OK〇」と最後のチェックをするだけです。
この前提さえ認識していれば、AIはあなたの心強い味方になります。
そもそも、AIを使ってどんな事務作業がラクになるのか、もっと具体例を知りたい！という方は、こちらの完全マニュアルをどうぞ。あなたのデスクワークを仕組みからガラリと変えるヒントが詰まっています。
