「自分で考えない」が正解。事務プロが生成AI（Gemini/ChatGPT）に丸投げした5つの作業。
Excelの複雑な数式や、神経を使うメールの作成、終わりの見えない手作業。こうした「考える時間」に追われて、気づけば定時を過ぎている……なんてことはありませんか？
資格なし・スキルなしから2ヶ月で「事務プロ」を目指した私が辿り着いた答えは、意外なものでした。
それは、「自分で考えない」こと。
正確に言えば、「脳のリソースを、AIに任せられる作業に1ミリも使わない」ということです。今回は、私が実際にGeminiやChatGPTに「丸投げ」して、劇的に時間を生み出した5つの作業を公開します。
私が資格・スキルなしの状態から、2ヶ月で「ExcelとAI」を駆使する事務プロへ進化した全プロセスをこちらの記事にまとめています。結論から気になる方は先に確認してください。
1. Excel関数の組み立てとエラー修正
かつての私は、複雑な集計が必要になると「Excel 関数 複数条件 抽出」などとググり、出てきたサイトを片っ端から読み漁っていました。今はもう、そんなことはしません。
丸投げ術： 「やりたいこと」をそのままAIに伝えます。
プロンプト例：「A列に日付、B列に金額が入っています。C列が『完了』となっているものだけを合計する数式を教えて。あと、エラーのときは空欄にしたいです。」
効果： 30分かかっていた検索と試行錯誤が、わずか5秒で終了。AIなら、カッコの閉じ忘れ（ ) ）なんていうケアレスミスも起こしません。
AIへのお願いの仕方が分かったら、次はショートカットでほかの仕事をさらに時短していきましょう。
2. Power Automateのフロー構築相談
「一人情シス」状態になると、自動化の仕組みすら自分で設計しなければなりません。しかし、アクションの繋ぎ方で迷う時間はもったいない。
丸投げ術： 処理の全体像を投げて、ステップを書き出させます。
プロンプト例：「OneDriveに新しいファイルが保存されたら、その情報をExcelの表に追加して、Teamsの特定チャネルに通知するPower Automateのフローを、初心者向けに解説して。」
効果： 迷路のようなフロー構築に「地図」ができる感覚です。エラーが出た際も、エラーメッセージをコピペすれば即座に解決策を提示してくれます。
私のおススメのトラックボールマウスは、こちらから価格とスペックを確認できます。
3. メールの「下書き」と「トーン変更」
事務の仕事で意外と脳を消耗するのが、相手の顔色を伺いながら書くメールです。特に謝罪や催促、お断りのメールは心理的負担が大きいもの。
丸投げ術： 事実関係だけ箇条書きにして、清書させます。
プロンプト例：「プロジェクトの資料送付が1日遅れるお詫び。丁寧かつ、言い訳がましくない誠実なトーンで作成して。明日の午前中には必ず送る旨も含めて。」
効果： ゼロから文面を捻り出す苦痛から解放されます。AIが書いたものに少し手を入れるだけなので、メンタルが全く削られません。
4. 長文議事録やマニュアルの要約
会議のログや、ダラダラと長いマニュアルを読み込む作業。これもAIの得意分野です。
丸投げ術： テキストを放り込み、抽出したい項目を指定します。
プロンプト例：「以下の会議ログから、1.決定事項、2.次回までの宿題、3.誰が担当するか、を箇条書きで抜き出して。」
効果： 全文を精読する時間をカットしつつ、情報の見落としが激減します。
5. PCトラブルの「原因切り分け」
同僚から飛んでくる「なんかPCがおかしい」という相談。「一人情シス」にとって最も時間を奪われる瞬間です。
丸投げ術： 症状を伝え、チェックリストを作らせます。
プロンプト例：「共有フォルダにアクセスできないという相談が来ました。考えられる原因を、優先順位が高い順に5つ挙げて。また、相談者に確認すべき項目も教えて。」
効果： 自分の知識を検索する前に、AIに「あたり」を付けてもらう。これだけで対応スピードが圧倒的に上がります。
まとめ：AIに投げれば投げるほど、仕事は「自分」に戻ってくる
「丸投げする」というと、サボっているように聞こえるかもしれません。でも、現実は逆です。
単純作業や検索作業をAIに任せることで、ようやく私たちは「人間だからこそできる仕事」に集中できるようになります。それは、現場の困りごとに寄り添うことであり、さらなる効率化の仕組みを考えることであり、そして何より、自分自身のキャリアやライフイベントのために時間を使うことです。
指示（プロンプト）さえ磨けば、AIは文句ひとつ言わず、24時間365日、あなたの最高の部下として働いてくれます。
今日からあなたも、「自分で考えない」という選択をしてみませんか？
AIの基礎はこちらの本から習得できます。AIは何ができてできないのか、これからの業務に必須の知識が綴られています。
トラブルの対処法はこちらに記載しています。
おすすめのマウスの価格はこちらから確認できます。
私が資格・スキルなしの状態から、2ヶ月で「ExcelとAI」を駆使する事務プロへ進化した全プロセスをこちらの記事にまとめています。
毎日繰り返すExcel作業をAIに任せ、PCの不機嫌を先回りして封じ込める。私が実践している「事務プロ流・仕組み化のフロー」のすべてを、こちらの記事で公開しています。
PCの設定と同じくらい重要なのが、あなたの体を支える「物理的な仕組み」です。どんなに作業を高速化しても、腰痛で集中力が切れては意味がありません。
1日8時間戦う事務プロにとって、「椅子」は単なる家具ではなく、集中力を維持するための投資です。私が試行錯誤して辿り着いた、疲れを最小限にするデスク環境についてはこちら。
私が「仕組み化」に魂を売って手に入れた最大の成果は、単なる定時退社ではありません。その浮いた時間で「FP3級」という一生モノの武器を手にすることができました。
事務作業を効率化して、実際にどうやって合格まで辿り着いたのか。その勉強法と戦略はこちらの記事にまとめています。
